האתר המקיף לחיים עם מוגבלות

מבקרי נוטריונים פועלים בכל רחבי הארץ מטעם מחלקה מיוחדת הכפופה למשרד המשפטים. מטרת הביקורת היא לוודא את אופי השירותים הניתנים על ידי נוטריונים לציבור הרחב, לרבות העברת ממצאים, טיפול בתלונות ויישום תקנות. חוק הנוטריונים מפרט את כל התקנות להן כפופים נוטריונים בישראל. לפי תקנה 18 לדוגמא, האישור הנוטריוני ייחתם רק בחתימתו של נוטריון ויוטבע בחותמו. התקנות מגדירות כיצד אמור החותם להיראות: עליו להיות חותם לחץ עשוי מתכת, הנוצר לפי אחת הדוגמאות המופיעות בתוספת השלישית לתקנות. בנוסף, תקנה 18 גורסת כי נוטריונים צריכים להקפיד על כך שחותם הלחץ יופעל בהטבעה מלאה. עליו להשאיר עקבות על כל הניירות המהווים את המסמך הנוטריוני. במידת הצורך אמור הנוטריון להחליף חותם שחוק בחותם חדש ולמסור למחלקת רישוי נוטריונים את דוגמתו.

החותם הוא לא הנושא היחיד הנאכף במסגרת תפקידם של מבקרי נוטריונים. ביקורת נערכת בכל רחבי הארץ בתדירות קבועה, באופן פתאומי או בביקורות בתיאום מראש. לפי תקנה 3, נוטריון המתבקש לאשר שפלוני חתם בפניו בשם של יחיד, תאגיד, אפוטרופוס וכיו"ב, עליו לבקש תחילה ראיה המניחה את דעתו ומעידה על זכותו של הפלוני לחתום. מבקרים המגיעים למשרדי נוטריון ולא מוצאים תיעוד מן הסוג הזה עשויים להמליץ על שלילת רישיונו.

תקנות לשמירת עותקים וניהול מסמכים במשרדי נוטריונים

קטגוריה נוספת של תקנות הנאכפות על ידי מבקרי נוטריונים מייחסת לשמירת עותקי מסמכים וניהולם במשרד. תקנה 22 לתקנות מפרטת את אופן שמירת העותקים והמסמכים הנלווים בידי הנוטריון. בשנים האחרונות החלו מבקרי נוטריונים להסב תשומת לב מיוחדת לתקנה זו, בעיקר בשל ריבוי מקרים של הפרת הוראות. בנוסף, יש את תקנת 23 הקובעת את דיני עבודת הנוטריון ביחס לצוואות. החוק מחייב נוטריונים לנהל רישום צוואות בפנקס רישום נפרד וגם בכרטסת הכללית.

תקנה 24 לתקנות היא אחת הסיבות העיקריות לעלייה בכמות הביקורות על שירותים נוטריוניים. לפי התקנה הזו, נוטריון חייב לנהל כרטסת אלפביתית בה עליו להכניס כרטיס לכל אדם שעשה או שבשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון. בסעיף אחר קובעת התקנה כי הנוטריון צריך לרשום לגבי כל פעולה את מהותה, את מועד עשייתה ואת המספר הסידורי של האישור הנוטריוני הניתן בגינה. עם זאת, לפי התקנה רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון במקום הכרטסת האלפביתית. בספר חייבת להיות שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית ובה רושמים את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני. מתוך תקנה 24 ניתן להסיק לגבי אופי הביקורת על שירותים נוטריוניים. אפשר גם להיעזר בתקנה זו כדי ללמוד על החשיבות שמייחס משרד המשפטים לכל הנושא של שמירה עותקים וניהול מסמכים במשרדי נוטריון ועורכי דין.

דגשים והבהרות לציבור הנוטריונים

נוטריונים העוסקים בתחום המשפטי במשך שנים צוברים ניסיון המאפשר להם להתמודד בהצלחה עם הביקורת. מנגד, יש הרבה עורכי דין בעלי רישיון נוטריון שלא תמיד יודעים מה מצופה מהם. האגרת המפורסמת על ידי משרד המשפטים יכולה לספק דגשים והבהרות עבור הציבור הזה. האגרת ניתנת בתור שירות לנוטריונים, אך היא אינה מהוות חוות דעת משפטית לעניין דיני עבודת הנוטריון. החוק מצפה מעורך דיןבעל רישיון נוטריון לעקוב אחר הוראות משרד המשפטים ולתקן את התנהלותו גם ללא צורך בביקורת.

אזרחים במדינה דמוקרטית צריכים לשמוע על כך שמופעלת ביקורת סביב מתן שירותים נוטריוניים. שירותים מן הסוג הזה רלוונטיים בשורה ארוכה של סיטואציות, יש להם מעמד משפטי מיוחד והם בעלי חשיבות מדרגה ראשונה.